Établir un cadre de fonctionnement et de gestion des liens
Comprendre la gestion des liens pour assurer la traçabilité
La section « Mettre en place un système d’identification » présente l’identification, étape essentielle assurant la reconnaissance précise des matières premières, pièces et produits. Dans la présente section, vous découvrirez comment rattacher des informations aux objets identifiés grâce à la gestion des liens.
Gestion des liens avec le procédé une étape en amont ou en aval
La gestion des liens consiste à rattacher un objet à un autre, un objet à des informations ou des informations entre elles, afin d’assurer la traçabilité en aval/amont à partir du numéro d’identification. Cette section entre dans les détails de la gestion des liens à travers un exemple réel de procédés de production.
Tout d’abord, mettez en œuvre la traçabilité jusqu’aux fournisseurs de pièces (opérateurs une étape en amont) et jusqu’aux destinataires (opérateurs une étape en aval). Vérifiez « la date, l’expéditeur et la quantité de chaque pièce reçue » sur les bons de livraison des fournisseurs, attribuez aux pièces des numéros d’identification liés à ces informations et enregistrez/stockez les informations au sein de la société ou de l’usine. Le suivi en amont est ainsi assuré. Lorsqu’une pièce est défectueuse, il suffit de remonter les informations enregistrées jusqu’au fournisseur.
Puis passez au suivi jusqu’aux destinataires (opérateurs une étape en aval) des produits. Outre les informations sur le fournisseur, enregistrez et rattachez au numéro d’identification du produit à livrer, la date et l’heure d’expédition par votre société et les informations sur le produit. Il est ainsi possible de tracer « la date d’expédition, l’expéditeur et la quantité de chaque produit expédié ».
Pour assurer la traçabilité, il est important de clarifier le flux externe à votre société. Prenons pour exemple une société de fabrication de cartes de circuit imprimé. Supposons que la société achète du métal d’apport à plusieurs fournisseurs. Si l’un des métaux d’apport est de mauvaise qualité, la société peut aisément identifier le fournisseur concerné à condition que la traçabilité une étape en amont ait été assurée. Si la traçabilité une étape en aval est également assurée, la société peut rappeler les cartes de circuit imprimé fabriquées avec ce métal d’apport en identifiant avec précision les destinataires, afin de minimiser les pertes.
Pour en savoir plus sur les formats de représentation, les supports de transfert et les supports d’enregistrement essentiels à la mise en œuvre de la traçabilité en aval/amont, consultez « Informations à transférer et formats ».
Ajouter les informations de la traçabilité interne
Ensuite, il est essentiel de comprendre le parcours des matières premières, pièces et produits au sein de votre société ou usine. Dans l’exemple issu de l’industrie des composants électroniques cité ci-dessus, vous pouvez assurer la traçabilité interne en ajoutant et enregistrant avant et après chaque procédé les informations pertinentes, telles que le fabricant de chaque composant utilisé (métal d’apport, transistors, résistances, connecteurs, etc.) et les composants assemblés. La traçabilité interne est traitée en détail dans la section « Qu’est-ce que la traçabilité ? »
Le principal objectif de la gestion des liens est de relier les procédés un à un tout en maintenant la traçabilité interne et la traçabilité jusqu’aux opérateurs une étape en amont/aval. Si le lien est établi entre chaque procédé, par exemple entre le fournisseur du métal d’apport et des résistances, l’entreprise chargée de l’assemblage de la carte de circuit imprimé et le fabricant d’électroménager installant la carte de circuit imprimé sur ses produits, la traçabilité de la chaîne est naturellement assurée.
Créer un manuel des procédures
Une fois l'identification les liens établis, les informations sont rattachées aux objets dans le flux et le suivi en aval/amont est assuré. Cependant l’effectivité de la traçabilité exige encore l’unification des règles d’identification et de gestion des liens au sein de la société et la collecte et l'enregistrement précis des informations. La création d’un manuel des procédures, décrivant la méthode d’enregistrement des informations et les éléments à enregistrer, la méthode et la durée de stockage, etc. est alors indispensable. La formation du personnel est également déterminante et doit donc être dispensée.
En outre, des systèmes de surveillance et d’audit interne/externe doivent être mis en place pour accroître la fiabilité de la traçabilité.
Surveillance
Cette activité consiste à vérifier si le système de traçabilité fonctionne conformément aux procédures. Il peut être utile de préparer au préalable un plan de surveillance précisant la fréquence, le responsable, l’objet et la méthode de vérification. Par exemple, la fiabilité de la traçabilité augmente lorsqu’est défini un plan de vérification quotidienne, tel que « le responsable de ligne vérifie les informations sur les numéros de série défilant sur sa ligne toutes les trois heures ».
Audit interne
Un audit interne est régulièrement effectué par le collaborateur de la société chargé d’évaluer si la traçabilité a été assurée et si la mise en œuvre et le fonctionnement du système sont efficaces. La surveillance est réalisée quotidiennement, tandis que les audits internes sont menés à une fréquence donnée, telle qu’une fois par mois ou deux fois par an. L’audit vise à déterminer si le système, incluant la surveillance, fonctionne conformément aux procédures, si le suivi en aval/amont est réellement possible, si une quelconque anomalie existe dans les quantités avant et après traitement, etc.
Audit externe
Les audits internes sont réalisés par un collaborateur de la société tandis que les audits externes sont confiés à un tiers chargé de vérifier et d’évaluer la performance. Les audits externes permettent de maintenir un haut degré de fiabilité et de gagner la confiance des clients et consommateurs. Leur inconvénient réside dans leur coût élevé.
En conclusion, vous devez sélectionner un format de représentation, un support de transfert et un support d’enregistrement adaptés aux pièces et produits, déterminer les informations à collecter à chaque procédé et mettre en œuvre l’équipement adéquat, qui dépend des pièces et produits traités, des méthodes de production employées, de l’échelle, etc.
